Cómo lograr reuniones de trabajo exitosas y productivas

Como comento en el encabezamiento de este artículo, las reuniones no siempre son lo eficaces y productivas que deberían. Y lo primera duda que me surge es ¿por qué? ¿cuáles son los errores que hacen de una reunión una pérdida de tiempo insufrible?

1.- Una duración excesiva: o, en otras palabras, que se alargue mucho la reunión. En mi opinión, quizás el mayor de los problemas. La capacidad atencional de las personas tiene un límite, y cuando lo rebasamos, la concentración disminuye drásticamente. Por supuesto, esto afecta al discurrir de la reunión y también a las reflexiones o decisiones que se realicen a partir de ese momento. El cansancio mental es inoperativo.

2.- Divagar: La falta de orden en los temas, pasar de unos a otros sin cerrar ninguno, dar vueltas y vueltas a lo mismo sin alcanzar acuerdos o soluciones. Seguro que nos suena a todos/as.

3.- La falta de participación de algunos/as asistentes: bien sea por timidez, por miedo a equivocarse o sencillamente por falta de preparación de los temas, hay personas que asisten a las reuniones y no participan de la misma. En otras palabras, pierden horas de su tiempo para nada.

4.- Acaparar las intervenciones: al igual que hay gente que no participa, también tenemos el caso opuesto. Personas que acaparan las intervenciones, sin límite, sin tiempo, si moderación. Hay reuniones que se convierten en auténticos discursos de las personas dominantes y cortan de raíz cualquier posibilidad escuchar otros puntos de vista.

La teoría dice que una reunión no surge espontáneamente de la nada. Cuando se propone un reunión es porque hay algo que comunicar, algún tema sobre el que trabajar, indagar, discutir o debatir, o alguna decisión a tomar

Por tanto, las reuniones han de tener un por qué perfectamente definido. No se trata de reunirse por reunirse por el simple hecho de que todos los Lunes (por poner un ejemplo) hay que reunirse.

Evidentemente las reuniones mejoran el funcionamiento interno de las organizaciones, pero, eso sí, cuando tienen un sentido.

Dicho esto, y cuando tenemos ya un tema o temas que tratar, ¿por dónde empezamos?

Es muy importante agendarla con la suficiente antelación (varios días a ser posible). Sobre todo, para que los/as asistentes puedan organizar su agenda y preparar la reunión de forma adecuada. Y cuando hablamos de preparar no nos referimos sólo a leer los puntos de orden de día, sino a trabajarse los temas que se van a abordar.

Si se avisa con tiempo, y cada uno/a hace su trabajo previo correctamente, daremos un paso de gigante hacia la productividad y eficacia de la reunión.

Y por supuesto, la convocatoria debe dejar claras las horas de inicio y fin de la reunión (obviamente un tiempo suficiente, pero limitado, para abordar los temas a tratar). Mi recomendación es que una reunión no dure más de 2 horas. Es preferible hacer 2 reuniones en días consecutivos de 2 horas que una reunión de 4 horas una mañana entera.

Además, la “cultura de la puntualidad es clave”. Se empieza y termina a la hora acordada. Aspecto de obligado cumplimiento por todos/as los/as asistentes.

La convocatoria de la reunión es vital que incluya los temas a tratar, incluso con una priorización. Como ya he comentado en el punto anterior, gran parte del éxito de una reunión pasa por la preparación previa por parte de todos/as. Y, teniendo en cuenta que el tiempo es limitado, debemos prever que quizás algún tema quede pendiente, por lo que es importante determinar el orden para acometer, como mínimo, los temas más importantes.

Por otro lado, este orden del día, nos ayudará, en el desarrollo de la reunión a mantener el rumbo y no desviarnos de lo que realmente hemos ido a tratar.

Aunque a priori nos pueda parecer un detalle menor, escoger bien el lugar es una de las primeras cosas que pueden marcar la diferencia.

Necesitamos un sitio, libre de interrupciones (o al menos, donde puede haberlas en menor medida). Evitar las distracciones en forma de visitas, llamadas e interferencias varias, ayuda a mantener el foco en la reunión y maximiza su rendimiento.

En cuento a las condiciones físicas de la ubicación, es importante que cuente con una buena iluminación, comodidad, espacio para proyectar o compartir presentaciones, documentos, videos o cualquier material gráfico que sea necesario para el desarrollo de los puntos del orden del día.

Y, de nuevo, aunque parezca un detalle menor, asegúrate que todos los medios funcionan. El proyector, los cables, los adaptadores, compatibilidades de sistemas operativos, etc. Ten en cuenta que cada minuto es importante, y perderlos buscando un enchufe o un conector, es de todo menos eficiente.

Una reunión eficiente es aquella en la que todos/as se sienten libres de opinar, participar, debatir o aportar nuevas ideas. Si una sola persona únicamente escucha y no aporta, estamos perdiendo el tiempo. Intenta invitarle a opinar sobre lo que está tratando. Recuerda que no todo el mundo es extrovertido o se siente igual de seguro en interacciones con grupos. Ayuda a quien lo necesite, pero no pierdas su potencial.

Como líder, tienes que generar preguntas interesantes y gestionar también los comentarios negativos.

Como norma, no solo debe hablar la persona que ha organizado la reunión. En tal caso, solo sería una reunión informativa.

Y, cómo no, siempre siempre siempre, al finalizar la reunión, recapitula, revisa y refuerza las ideas fuerza, las conclusiones, los acuerdos, las acciones a realizar por cada uno/a (si es que las hay). Deja claras las conclusiones para que todo el mundo sepa cómo ha ido y qué se ha decidido, reflexionado o consensuado.

Además, si de la reunión se derivan planes de acción grupales o individuales, es importante hablar de plazos, de la concreción de acciones a realizar y los/as responsables de las mismas.

Una vez finalizada la reunión, es clave hacer un seguimiento. Lo que llamamos la post-reunión.

Lo ideal es enviar por escrito el acta de la reunión que resume lo tratado y las ideas, conclusiones o acciones derivadas de la misma.  Ideas: Recordar qué tareas corresponden a quién, objetivos y plazos pactados, etc. 

En definitiva, compartir la hoja de ruta hasta la siguiente reunión.

Apoyarnos en la tecnología puede resultar muy útil también para gestionar y hacer más eficaces nuestras reuniones. Se pueden utilizar diferentes herramientas para ayudar a que todos los miembros de la reunión tengan la información disponible.

Para comunicar y agendar la reunión tenemos herramientas como: Calendar de Google, App de calendario interna de la empresa, Outlook, por ejemplo.

Tener preparada una presentación en Power Point o similar, ayuda a compartir información con todo el mundo sin necesidad de imprimir y gastar papel. > reducción de consumo de papel.

Y para el seguimiento, el correo electrónico o sistema de gestión de la empresa. 

Desde luego, no hace falta ser un/a experto/a en tecnología para maximizar los recursos que tenemos a nuestro alcance y que nos van a ayudar mucho en la operatividad de nuestras reuniones.

En definitiva, como has podido comprobar en este artículo, no es tan difícil gestionar eficazmente una reunión ara que se útil. Solo se trata de conocer y poner en práctica los consejos leídos hoy y pedir a un compañero o compañera que te ayude con los puntos que más te cuesten.

De este modo verás como, en poco tiempo, tienes adquiridos los hábitos clave para lograr reuniones de trabajo exitosas y productivas.