Qué es la cultura colaborativa y cómo fomentarla en la empresa

Como cualquier cosa que tenga que ver con la cultura empresarial, no nos estamos refiriendo a una norma, regla o código de funcionamiento, sino a algo mucho más profundo. La cultura es ese ADN, esa manera de ser que impregna cada parte de la organización y guía, de manera implícita, cada conducta que se produce en la misma. 

Por ello, cuando hablamos de cultura colaborativa, nos estamos refiriendo al modelo de organización empresarial que fomenta que los miembros de diversos equipos (áreas o departamentos) compartan ideas y conocimientos para lograr un objetivo común, un objetivo que trascienda los logros de cada una de esas áreas y que impulse a la consecución de las metas de la propia organización.

La colaboración supera el concepto de jerarquía y se basa en el principio de solidaridad, dando más importancia a los procesos y a cómo estos pueden ayudar a conseguir objetivos por encima de los egos y las posiciones individuales. Este modelo de trabajo da importancia a cada miembro del equipo, porque cada uno/a tiene, seguro, un papel relevante para alcanzar la meta y genera confianza entre los miembros del equipo

Además, la cultura colaborativa incrementa la creatividad y mejora la capacidad de respuesta ante los fracasos, que se toman como oportunidades de aprendizaje y mejora y no como escollos insalvables.

Dicho esto, las bases de una cultura colaborativa son:

• Todos los miembros del equipo (empresa u organización) tiene un objetivo común, conocido, reconocido y aceptado por todos/as. 
• El conocimiento, reconocimiento y aceptación de los conocimientos, habilidades, competencias y funciones de cada uno/a dentro del equipo.
• El propósito (visión) es lo que guía la ejecución en cualquier caso.

La primera idea la extraemos de la propia lógica. Cuando cada área o departamento tiene sus miras puestas únicamente en sus propios objetivos, pierde la visión de conjunto, y cuando eso sucede, nos podemos encontrar con lo que denominamos coloquialmente “reinos de taifas”, es decir, departamentos estanco cuyo único interés es el beneficio propio, sin importar si eso es o no útil para el éxito de la organización. En otras palabras, la cultura del “sálvese quien pueda”. Y esto, a menudo tiene consecuencias muy nocivas para la organización:

• Puede provocar malas experiencias de clientes, dejándoles con una experiencia incompleta o negativa.
• Hace a las empresas menos flexibles ante los cambios por tener una capacidad de reacción más lenta.

Como punto de partida vamos a tomar las siguientes ideas fuerza que nos permitan ir creando una cultura colaborativa en la organización:

• Es necesario definir un objetivo común para que todo el mundo esté alineado y que marque el camino a seguir.
• La Digitalización será una herramienta clave para facilitar y agilizar la comunicación interdepartamental (blog, chat interno, redes sociales corporativas, aplicaciones en la nube, …).

• La Diversidad en los equipos fomenta la creatividad.
• La Formación y el aprendizaje continuo son fundamentales para que los colaboradores y colaboradoras sigan creciendo, desarrollándose y sintiéndose parte importante de la empresa.
• La transparencia en la toma de decisiones genera confianza, y la confianza es clave para el trabajo en equipo.

Posibles acciones a desarrollar para fomentar la cultura colaborativa:

1.- Promover las llamadas carreras horizontales, donde los puestos directivos se ocupan de manera rotativa y periódica por los distintos mandos intermedios de la organización: De este modo todos/as conocen en profundidad cada área y de ese modo son capaces de entender las necesidades de los demás en las suyas. Además, fomenta una mejora en la red de relaciones humanas en la organización.

2.- Trabajar en el desarrollo de capacidades colaborativas con los/as líderes. Diseño de planes de carrera y desarrollo a medida y basados en la cultura de la colaboración.

3.- Realizar varias actividades outdoor al año (del orden de 2 o 3) para fomentar las relaciones informales y enriquecer la comunicación.

4.- Repensar la distribución de los espacios comunes a fin de generar una mayor interacción y “roce” cotidiana entre personas de diferentes áreas. Esto ya lo pensó (e hizo) un tal Steve Jobs con el diseño del edificio de Pixar.

5.-Trabajar con diseños de procesos “end to end”, de tal manera que exista un dueño del proceso que se implique en la mejora global del mismo.

6.- Establecer objetivos compartidos y métricas comunes de rendimiento ligados a incentivos interdepartamentales. Incentivar los resultados de la colaboración por encima de los individuales o intradepartamentales.

7.- Trabajar con sistemas de información centralizados y compartidos por las distintas áreas, de modo que se pueda acceder en tiempo real a documentación relevante para la toma de decisiones, así como construir un verdadero vivero de conocimiento colectivo.

8.- Formar grupos de trabajo interdepartamentales para impulsar proyectos globales y nutrirse de la experiencia y conocimientos de cada área.

10.- Dar mayor poder ejecutivo a los coordinadores de área, de procesos y de grupos interdisciplinares. Su tarea puede llegar a ser misión imposible si no consiguen aumentar su influencia y autoridad informal.

9.- Fomentar un estilo de liderazgo delegatorio, en el que se fomente la toma de decisiones horizontal y la autogestión en la resolución de problemas. Facilitar pautas pero no dar soluciones.

11.- Apartar de la organización, aunque consigan buenos resultados a corto plazo, a las personas con conductas de “macho alfa”. Un directivo es un “macho alfa” cuando se preocupa en exceso por mostrar su dominio sobre el resto y cuando busca descaradamente el poder para impulsar su agenda personal. A un “macho alfa” no le interesa la creación de equipos donde se comparta la información y se genere un sentimiento compartido de futuro.

Algunas de esas herramientas, que te recomiendo, podrían ser:

• Google Apps para organizar el trabajo de varios en un único proyecto y para la comunicación: calendar, email, meetings, drive
• Microsoft Office 365: Teams, Word, etc. Muy parecido a la herramienta de Google, pero en versión Microsoft.

• Slack: Para chatear por equipo en salas abiertas o privadas. Una especie de Whatsapp pero empresarial. A todo esto, por temas de protección de datos, desaconsejo totalmente el uso de Whatsapp a nivel organizacional.
• Trello o Asana: Para crear tableros con proyectos en curso, dejar comentarios, compartir documentos, marcar deadlines, etc.

Si hablamos a nivel empresarial, en tecnología tenemos el ejemplo de WordPress. Es software libre. Es decir que cualquier lo puede alterar, pero a su vez, las mejoras logradas por los usuarios se suelen incorporar al software definitivo.

Y quizás en otro orden de cosas, pero un ejemplo vivo a día de hoy sería Wikipedia , que se nutre del conocimiento colectivo.

La cultura colaborativa ha llegado para quedarse, y solo las empresas que sepan adaptarse a este nuevo paradigma de trabajo y de gestión de equipos e información, alcanzarán realmente los objetivos y tendrán éxito.

Recuerda que todo esto pasa por un cambio de mentalidad, de dejar el enfoque individual por el colectivo, la individualidad por el equipo y el éxito personal por el de la organización. Y eso implica no solo una serie de medidas o acciones, sino un cambio más profundo en maneras de pensar y relacionarnos.

El coaching puede ser tu gran aliado para empezar a cambiar la mentalidad de tu empresa.

No dudes en contactar conmigo si quieres saber más sobre qué es la cultura colaborativa y cómo fomentarla en la empresa.