10 Claves para gestionar los proyectos de forma efectiva

Existe un principio básico, bajo mi punto de vista, que dice que es muy difícil llegar a algún lugar, si no sabes dónde se encuentra.

Partiendo de esta idea lógica, el primer paso para la gestión de cualquier proyecto será definir qué es lo que queremos conseguir. En otras palabras, cuál es el lugar al que queremos llegar. Y eso se llama establecer metas claras.

Esto nos proporciona una dirección específica y concreta hacia la que movernos.

Y es de vital importancia que las metas se establezcan siguiendo una serie de normas o parámetros para que de verdad sean efectivas. Hablé de ello en un post hace un tiempo. Si quieres saber más al respecto, aquí te dejo el enlace sobre a mi artículo: Los objetivos de las empresas

Y ahora que ya sabemos a dónde queremos llegar, toca ponerse manos a la obra para conseguirlo. Vamos al paso 2.

En esta segunda etapa, la persona que lidera el proyecto se encarga de llevar a cabo un análisis exhaustivo de las necesidades, recursos y equipo esenciales para la ejecución de manera eficaz del proyecto. Ese análisis incluye:

1. Desarrollar un Plan Inicial del Proyecto, que examine los elementos críticos y establezca las estrategias de gestión para el proyecto.

2. Crear un Plan de Gestión de Recursos, donde se estudie el equipo humano requerido, así como los equipos técnicos y materiales necesarios.

3. Establecer un Plan de Gestión Financiera, para definir la inversión mínima necesaria sin comprometer la calidad del proyecto.

4. Diseñar un Plan de Gestión de Calidad, que establezca los objetivos mínimos necesarios para cumplir con las expectativas

5. Realizar un Análisis de Riesgos del Proyecto e identificar estrategias para minimizarlos.

6. Formular un Plan de Aceptación, que defina las normas a seguir durante la ejecución del trabajo.

7. Asignación de tareas y responsabilidades, así como diseño del cronograma y plazos del proyecto.

8. Desarrollar un Plan de Compras y Proveedores, para adquirir todo lo necesario para lanzar el producto o servicio al mercado o sencillamente llevar la idea a cabo.

9. Establecer un Plan de Comunicación, para transmitir el proyecto en el momento preciso a los grupos de interés seleccionados (si esto está dentro de los objetivos del proyecto).

10. Realizar una Revisión de la Fase, para tomar la decisión de continuar o detener el proyecto, evaluando su progreso y viabilidad.

Uno de los puntos críticos en el éxito de un proyecto, que involucra a un equipo de personas, es la comunicación. Es esencial comunicar de manera eficaz para asegurar que todos los miembros estén alineados en cuanto a los objetivos, tareas y plazos del proyecto.

Es clave establecer canales de comunicación eficientes, ya sea a través de reuniones periódicas, correos electrónicos o plataformas colaborativas como Asana o Trello , por mencionar dos de ellas de eficacia probada, sencillas de utilizar y de acceso gratuito online.

El equipo debe tener una comprensión común de lo que se espera lograr y cómo se medirá el progreso.

La comunicación con los stakeholders (personas o grupos interesados y/o intervinientes en el proyecto), que pueden ser patrocinadores, clientes finales u otras partes interesadas que puedan afectar o verse afectadas por el proyecto, es vital. Ayuda a generar confianza y mantener una relación positiva con ellos/as.

Si quieres saber más sobre cómo comunicarte de manera efectiva con el equipo, puedes echar un vistazo a mi artículo sobre Cómo lograr reuniones de trabajo exitosas y productivas. 

Llegado este punto, es muy importante la gestión de los recursos. Muchos proyectos empiezan a echarse a perder porque no tenemos en cuenta que los recursos no son ilimitados y a veces los malgastamos sin mucho sentido.

Estar pendiente del control de los mismos, así de maximizar su rendimiento, es un aspecto crucial para un Project manager.

Aunque en general, me gusta siempre mantener una actitud optimista ante la vida, en este caso concreto, creo que es recomendable virar un poco el enfoque. En otras palabras:

¡Planifica poniéndote en lo peor!

En otras palabras:

• • Realiza una estimación de la duración de las tareas considerando una extensión un 20% superior al tiempo correcto estimado.
  • Elabora alternativas al plan principal para poder pivotar en caso de contratiempos que puedan afectar el curso del proyecto.
  • Desarrolla un plan de crisis detallado que incluya un protocolo definido para gestionar situaciones caóticas que puedan surgir durante el proyecto, involucrando al equipo en el proceso de manejo de la crisis.

Como ya he mencionado en el punto anterior, es imperativo disponer de varios planes alternativos al plan inicial, para estar preparados/as para corregir posibles desviaciones del curso original del proyecto. Este enfoque proactivo garantiza una gestión efectiva y adaptativa, permitiendo la toma de decisiones rápidas en caso de que se presenten obstáculos inesperados.

Fomentar la cultura colaborativa en un equipo es bueno, pero para la ejecución de un proyecto es vital.

No hay proyecto, en el que hayan involucradas varias personas, que tenga éxito sin un alto grado de colaboración y compromiso entre los/as colaboradores/a implicados/as.

Esto no es algo que se consiga de la noche a la mañana. Evidentemente hablamos de un proceso más a largo plazo. No es fácil conformar un Equipo de Alto Rendimiento, pero existen metodologías que ayudan e incrementan el sentido de equipo y la cohesión grupal.

En mi experiencia, las actividades de Team Building , son una herramienta tremenda para mejorar como equipo. Si quieres saber cómo desarrollarla, ponte en contacto conmigo y te explico cómo hacerlo.

La capacidad de adaptarse a los cambios es lo que define evolutivamente el éxito del ser humano a diferencia de otras especies que habitan la tierra.

Pues bien, la misma flexibilidad y capacidad de adaptación, es lo que distingue los proyectos exitosos de los que no lo son.

Son casos excepcionales los proyectos que van como la seda desde que empiezan hasta que terminan. Lo más habitual es que surjan problemas, contratiempos u obstáculos que haya que ir sorteando o solucionando por el camino, la “cintura” que demuestre el/la líder y del resto del equipo, marcará la diferencia entre el éxito y el abandono. ¿En qué lado quieres estar tu?

Al concluir un proyecto, es esencial evaluar tres aspectos fundamentales:

1. Resultados:
   • ¿Se lograron los objetivos y resultados esperados?
2. Tareas:
   • ¿Cómo se estructuraron y llevaron a cabo las tareas del proyecto?
   • ¿Hubo claridad en todo momento o se experimentó caos?
   • ¿Existen oportunidades para mejorar la ejecución de las tareas en futuros proyectos?
3. Factores Psicosociales:
   • ¿Cómo se encuentra el ánimo y la satisfacción del equipo al finalizar el proyecto?
   • ¿El liderazgo desempeñó un papel eficaz durante todo el proceso?
   • ¿Cómo se gestionaron los conflictos y las relaciones interpersonales en el equipo?

La evaluación de estos tres frentes proporciona una visión integral del proyecto, permitiendo aprender de la experiencia y aplicar mejoras en futuras iniciativas.

Y cómo no, ¡los éxitos se celebran!

Para construir equipos sólidos e incentivar la participación óptima de cada miembro de cara a proyectos del futuro, no vale solo con trabajar, y evaluar. Hay que reconocer, agradecer y disfrutar de lo conseguido. Es el pegamento que une a cualquier equipo. Hacer piña alrededor de un éxito del que todos/as forman parte.

La felicidad son momentos, ¡y este es uno de ellos!

Aplicando estas claves, podrás gestionar tus proyectos de forma efectiva. Y sin necesitas una ayuda extra, aquí me tienes para apoyarte y guiarte en el proceso.

¡Ah! Y no olvides las 10 Claves para gestionar los proyectos de forma efectiva.