Las 10 claves para realizar una videollamada con éxito

Según un estudio reciente de Randstad Research, apoyado en datos del CIS, antes de la pandemia solo el 15,8% de la población activa trabajaba en casa,  porcentaje que rápidamente se dobló en cuanto se necesitaron recursos para seguir trabajando mientras no se podía acudir con la misma presencialmente de manera regular a los centros de trabajo.

2020 y la pandemia de la COVID-19 marcaron un antes y un después en la manera de relacionarnos con nuestros/as compañeros/a de trabajo, jefes/as y colaboradores/as. ¡Hasta incluso con nuestros clientes!

Sin embargo, que yo sepa, a nadie nos enseñaron a hacerlo de manera adecuada. Cada uno/a lo hizo como pudo, supo o creyó que se hacía. Y no fue mal, pero, ahora, que ya es una forma más de relación profesional, con nuestra manera “de andar por casa” ya no es suficiente. Nuestros/as interlocutores/a, ya empiezan a fijarse en detalles que en otra época podían parecer insignificantes o poco relevantes y que, ya a día de hoy, marcan la diferencia entre dar una magnífica impresión y alcanzar nuestros objetivos o todo lo contrario.

Por ello, he decidido hoy, darte la guía definitiva con la que vas a ser un/a experto/a en comunicación por videoconferencia.

Casi todo en esta vida, sobre todo si lo queremos hacer bien, requiere de preparación. En general, la improvisación no es buena compañera del éxito. No significa esto que no podamos tener una videollamada, tirar de espontaneidad y que salga genial, pero por lo general, no es así. Una videoconferencia implica cierta incomodidad, pues se pierde el contacto físico y la cercanía de una conversación presencial, así que el factor nervios va a estar ahí. Y cuando nos ponemos nerviosos/as, improvisamos peor. Por tanto, antes de iniciar la videollamada, asegúrate de tener todos los equipos necesarios funcionando correctamente, verifica tu conexión a internet, ten preparado el material o presentaciones que vayas a compartir durante la reunión e incluso un pequeño guión (puedes tenerlo en papel, que no se verá por la pantalla) con los puntos clave y cómo abordarlos.

Establece un horario claro para la videollamada y asegúrate de ser puntual. Aunque, en cualquier caso, siempre es importante la puntualidad, en una videollamada es vital. Tener que esperar a alguien siempre causa mala impresión, pero hacerlo delante de una pantalla mientras ves la hora y que la persona no se conecta es, sencillamente, irritante (y no quieres causar esa impresión en tu interlocutor/a, ¿verdad?). Respetar los tiempos acordados demuestra profesionalidad y ayuda a mantener los objetivos de la reunión sin retrasos innecesarios.

Asegúrate de estar en un espacio tranquilo, bien iluminado y libre de distracciones. Un entorno adecuado ayuda a mantener el foco atencional de la otra persona durante la videoconferencia. Con el fin de lograr una videollamada profesional, es aconsejable seleccionar un fondo neutral detrás de nosotros. Es recomendable evitar bibliotecas llenas de libros, ya que pueden generar “ruido visual” y distracciones. También es mejor evitar elementos demasiado personales como fotos familiares, trofeos o medallas, ya que podrían desviar la atención. Recuerda, en este caso, menos es más.

Todo un clásico. Estoy en mi casa, pues voy vestido como en mi casa. ¡Error!

Aunque estemos trabajando desde casa, es importante vestirse apropiadamente para las videollamadas profesionales. Viste como lo harías si estuvieras asistiendo a una reunión presencial. La imagen es muy importante. Estar en casa no es un eximente.

Vamos con la técnica… Verifica que tu conexión a internet sea estable y de buena calidad. Una mala conexión puede afectar la calidad del audio y video de la videoconferencia, así como interrumpir la fluidez de la comunicación, créeme, es muy incómodo andar con cortes de voz, de video y repitiendo mil veces cada frase. Como consejo, procura ponerte cerca del router para poder conectarte con cable Ethernet. La calidad de la conexión mejora radicalmente.

Usar auriculares con micrófono ayuda a reducir el ruido de fondo y mejora la calidad del sonido durante la videoconferencia. Además, evita ecos y acoples entre micro y altavoces. Truco sencillo pero muy muy eficaz.

No te limites a ser un/a espectador/a pasivo/a durante la videoconferencia. Participa activamente, realiza preguntas y comparte tus opiniones para mantener una conversación fluida e interesante. Es importante dejar una buena huella.

Aprovecha las herramientas colaborativas que ofrecen las plataformas de videoconferencia, como compartir pantalla o usar pizarras virtuales, para facilitar la interacción y el trabajo en equipo.

Y por último, pero no por ello menos importante, no olvides hacer un seguimiento posterior a la videollamada, enviando un resumen de los acuerdos alcanzados o compartiendo las presentaciones utilizadas durante la reunión. Las relaciones se hacen fuertes a base de trabajarlas.

Recuerda, si quieres causar un impacto positivo en tus videollamadas, sean de ámbito personal o profesional, solo tienes que seguir estas 10 claves para realizar una videollamada con éxito.