Manual del líder en remoto: cómo liderar un equipo a distancia

Aunque pueda parecer que liderar un equipo presencialmente o en remoto implica las mismas dificultades y por tanto requiere de las mismas competencias, en la práctica no es así. Bueno, estrictamente si nos referimos a habilidades, sí, puede que muchas, o al menos las principales, sean las mismas.

Donde realmente difiere el asunto es en la manera de aplicarlas. Los desafíos del/la líder, siguen siendo, por supuesto, aspectos como realizar la mejor gestión posible del equipo, mantener a los/as colaboradores/as motivados/as y comprometidos/as, generar cohesión, etc.

Sin embargo, la distancia, como sucede con cualquier relación interpersonal, es un factor crítico que puede dificultar mucho estas tareas por culpa del aislamiento social y la falta de contacto diario.

Teniendo esto en cuenta, la primera clave de mi “manual para liderar un equipo a distancia” que tenemos que tener en cuenta es la comunicación. En una relación en remoto la comunicación ha de ser, necesariamente, más frecuente y precisa si cabe que en una interacción en persona.

Otro aspecto fundamental para que el liderazgo en remoto sea efectivo, tiene que ver con los objetivos.

En la mayoría de organizaciones, muchos/as trabajadores y trabajadoras están acostumbrados a trabajar en función de las instrucciones que les van llegando de sus jefes/as. Es decir, “me dicen que haga esto, pues lo hago”. “Que me dicen que haga aquello, pues adelante”. ¿Y cuál es el objetivo en realidad? “Pues hacer lo que me digan”.

Sin embargo, el trabajo a distancia prima la idea de responsabilidad individual, de autogestión y de independencia de jefe, líder o responsable. Se trata de hacer tu propio trabajo, de hacerse dueño de su puesto y de sus objetivos. Y como he mencionado, muchas personas no están acostumbradas a ello. No por falta de capacidad, sino porque se les ha “educado” así por parte de sus empresas.

En este nuevo modelo de trabajo y de gestión de equipos, el establecimiento de objetivos cobra una importancia vital. Y no solo el establecimiento, sino la confianza en los colaboradores y su capacidad para cumplirlos, así como los mecanismos de seguimiento.

Por ello, la segunda clave de este “manual del líder en remoto”, sería: Consensuar, establecer y revisar los objetivos con el equipo de trabajo.

Puedes obtener información mucho más detallada acerca de cómo establecer objetivos en mi entrada del blog: Los objetivos de las empresas

Para liderar a distancia es sumamente importante abrir y establecer canales de comunicación que fomenten el contacto, que favorezcan la escucha y faciliten la respuesta a los problemas o dudas que puedan surgir.

Además, la definición clara, específica y concisa de los roles, funciones y tareas de cada uno de los miembros del equipo, es un requerimiento indispensable para que cada uno/a sepa qué hacer, cuáles son sus responsabilidades y evite así duplicidades o cosas que se queden por hacer.

Teniendo en cuenta estas dos premisas, y siguiendo con el “manual”, te propongo las siguientes herramientas.

Eso sí, en ningún caso las reuniones deben exceder la hora u hora y media máximo para evitar que se conviertan en una pérdida de tiempo tediosa y poco práctica.

Una iniciativa curiosa y que puede resultar de utilidad es el Happiness Index . Consiste en realizar encuestas diarias a los colaboradores/as para conocer aspectos como qué tal ha ido su jornada, la confianza que tienen en la empresa, etc.

Estas herramientas permiten que el líder pueda ocuparse de la gestión emocional del equipo pese a la distancia y la ausencia de cercanía física.

La comunicación a distancia requiere una sensibilidad especial, sobre todo porque puede ser efectuada en distintos formatos (audio, vídeo, escrita, etc.). Saber modular tu mensaje dependiendo del formato será clave para conectar con tus colaboradores/as y lograr su máxima implicación.

A diferencia de lo que ocurre de forma presencial, la comunicación en remoto requiere un trato mucho más personal. Ya que la distancia no siempre consigue crear un clima de “calidez digital”, el líder tiene la responsabilidad de conectar con sus colaboradores de una manera más cercana y emocional.

Además, el líder en remoto tiene que aprender a transmitir su mensaje por vía digital, sobre todo para transmitir seguridad psicológica al equipo y para que todos los mensajes lleguen con la máxima transparencia. ¿Quién dijo que era fácil comunicar a nivel digital?

La primera acción consiste en identificar qué tipo de comunicación requiere cada proceso que queremos trasladar al equipo. Aquí algunos ejemplos importantes:

• Valores y principios: muchas veces recibimos las directrices de la empresa mediante un simple correo electrónico. La “esencia” de la empresa se merece algo más, por eso es conveniente diseñar un plan de comunicación integral para comunicar los valores de la empresa y en qué tipo de proyectos se va a materializar. Un mero email no ensalza la implicación de nadie.

• Proyectos y Tareas: es de vital importancia establecer un código compartido para definir, actualizar y medir los proyectos y tareas, sobre todo para que todo el equipo conozca el progreso de todos los colaboradores y se tenga una percepción más concreta de la sobrecarga de los miembros de la empresa.

• Seguimiento de Proyectos y Tareas: perseguir es agobiar y despreocuparse es abstenerse. Encontrar el punto medio a la hora de hacer seguimiento es esencial para mantener a los equipos motivados y cohesionados. ¿Con qué frecuencia harás seguimiento? ¿En qué herramienta(s)? ¿Cómo gestionas el incumplimiento de los proyectos/tareas?

• Gestión del Cambio y acompañamiento: comunicar cambios estructurales no es tarea fácil, por lo que la comunicación 1 a 1 es fundamental para lograr las metas deseadas. Ningún “cambio” se produce en una sola reunión, por lo que sería preferible establecer un plan de comunicación individual para dar apoyo social a las personas en procesos de cambio.

• Emergencias y problemas varios: ¿qué hacemos cuando el Zoom no funciona? ¿A quién llamamos para que nos solucione cualquier problema técnico? ¿Cuál es el protocolo de emergencia que seguimos cuando nos equivocamos con un cliente? Todos estos obstáculos deberían quedar “resueltos” especialmente si no contamos con la persona en la misma oficina de forma presencial.

Y si esto fuera poco, no olvides tener en cuenta que la comunicación, tanto a nivel de forma, como de medios y canales preferidos, también tiene que ver con la edad. Si quieres saber más al respecto puedes consultar mi artículo La comunicación entre generaciones en la empresa.

Y por supuesto, en esta última parte del “manual del líder en remoto”, no puede faltar el aspecto digital.

Obviamente, la comunicación a distancia requiere de una serie de aplicaciones o programas que nos faciliten poder ver, escuchar y compartir contenidos con nuestras colaboradores/as. A continuación, te dejo algunas opciones interesantes que te pueden resultar de utilidad:

• Slack: es un chat que se utiliza para la comunicación diaria con los empleados/as.

• Teams: La alternativa de Microsoft para hacer videollamadas y presentaciones en remoto.

• HangOuts: esta aplicación de Google combina la función de chat con las videollamadas.

• Zoom: la herramienta de vídeo que, a mi juicio, mejor calidad ofrece en las reuniones remotas.

• Skype: un clásico, fácil de utilizar y gratuito para mantener reuniones a distancia.

• Trello: es una herramienta muy popular para facilitar la organización de tareas.

• GoogleDocs: se trata de una herramienta colaborativa de trabajo intuitiva y eficaz.

• Google Calendar: Útil para agendar reuniones, fechas de entrega, etc.

Lo que está claro, y cada vez lo vemos más en nuestro día a día, es que el teletrabajo o trabajo en remoto ha llegado y se ha implantado para quedarse.

Empezó por ser una solución de urgencia, pero las propias organizaciones han descubierto sus ventajas. Y no solo para las empresas, sino también para los trabajadores/as que han visto en el trabajo a distancia una manera de optimizar tiempos, trabajar de una manera más autónoma y gestionarse mejor el tiempo y las tareas.

Pero evidentemente todo cambio implica retos y en este caso, se llama: Liderar a distancia.